Liderar equipos, procesos o proyectos no es tarea fácil y más cuando el flujo de trabajo no funciona de la manera correcta. En todos los procesos donde las enfermeras realizamos nuestras funciones podemos decir que realizamos un conjunto de tareas que conforman un flujo de trabajo que es un elemento imprescindible para que el resultado final tenga un impacto para el paciente.
Por eso, el proceso enfermero es uno de los sustentos del sistema sanitario y es necesario identificar y analizar cualquier deficiencia o funcionamiento incorrecto con el objetivo de implementar un plan de mejora que luego monitorizaremos y evaluaremos.
Seguro que leyendo esto a muchas de vosotras se os está viniendo a la cabeza momentos de vuestro día a día que no os gusta ya sea del funcionamiento del equipo de trabajo, de las instalaciones, protocolos o materiales, por ejemplo.
¿Qué aporta este plan de mejora?
Pues el diseño de un plan de mejora te va a permitir en un primer momento un análisis profundo del proceso. ¿Dónde estoy? ¿cuáles son mis fortalezas? ¿qué clientes tengo? ¿cuál es la misión de mi institución? Estas son algunas de las preguntas que deberás realizarte para identificar esas “brechas” dentro del sistema que nos proponemos corregir, mitigar o eliminar.
Tienes que tener presente que es una técnica de gestión de proyectos efectiva y que apuesta por un proceso de mejora continua donde todas podemos colaborar sembrando nuestras pequeñas semillas del cambio.
Como diseñar un plan de mejora en 7 pasos
- Identifica qué pretendes mejorar.
En este primer momento debemos identificar aquello que no nos gusta dentro del sistema y que queremos cambiar. Es interesante analizar cuáles son los aspectos que integran el proceso y el conjunto de actividades que lo conforman con el objetivo de detectar esas brechas y mitigarlas. Cuando hayas localizado esos puntos débiles, es momento de convertirnos en investigadoras y examinar a fondo qué es lo que está sucediendo para que esto pase de esta manera y sobre todo y lo más importante identificar las causas que lo producen.
- Analiza el proceso
Una vez que ya tengas tu mapa de todo el proceso analiza, examina cuáles son los movimientos de cada paso para identificar las brechas. Cuando ya tengas claro cuáles son esos puntos débiles que quieres mejorar hay que buscar las causas que lo producen.
- Reformular el proceso
Ya conocemos la raíz del problema, es momento de coger el borrador y volver a escribir y replantear el proceso. El objetivo de este paso es mejorar lo que tenías previamente y evitar que el problema que hemos detectado no vuelva a ocurrir.
Integra al equipo en esta reformulación, que cada uno, trabajando juntos, desde su experiencia pueda aportar una solución con la cual la gran mayoría puedan sentirse identificados.
- Redacta un plan de mejora
Aquí debemos incluir la solución y los recursos necesarios para llevarla a cambio. Identifica aquellos cambios que se deben aplicar y cómo deben implementarse.
Ayúdate de un diagrama que muestre las tareas reformuladas, los recursos y los responsables de estas.
- Comunica el plan de mejora
Cuando todo esté escrito y la información esté claro hay que comunicarlo a todas las partes implicadas. Hay que asegurarse que todo el mundo sabe esta información y que estén de acuerdo con los cambios que vamos a ejecutar. Si esto no se produce los cambios no se integrarán dentro del equipo y no habremos conseguido ese proceso de mejora continua que anhelamos.
Como líder, debes escuchar y ser flexible a las aportaciones que vayan surgiendo pues probablemente mejorar la reformulación del plan
- Ejecuta el plan de mejora
Una vez que todo el mundo conoce y acepta el plan de mejora es momento de ponerlo en práctica.
- Supervisora el plan de mejora
Desde el momento que comenzamos a implementar el plan debemos estar evaluando que el proceso se esté ejecutando correctamente (indicadores de proceso). Debemos saber si el equipo realmente acepta las propuestas y, sobre todo, las ejecuta. Al mismo tiempo, debemos seguir identificando brechas y reconducir el plan a través de indicadores de resultados que nos sigan aportando esas semillas del cambio como método continuo y casi podríamos decir un ciclo sin fin.
Llegando a la Navidad, seguro que muchos estáis haciendo maratón de Harry Potter y citando a su autora terminamos este post con esta frase:
«No necesitamos magia para cambiar el mundo, tenemos todo lo necesario en nuestro interior». (J. K. Rowling, escritora).
Bibliografía
Ministerio de Sanidad y Consumo. Programa por la seguridad del paciente. Disponible aquí.
Blog de Zendesk. Cómo elaborar un plan de mejora continua y optimizar la gestión de la empresa. 2023. Disponible aquí.
